Копія свідоцтва про народження: як отримати в Україні

Копія свідоцтва про народження: коли вона потрібна і хто її видає

Копія свідоцтва про народження — це офіційний документ, який підтверджує факт державної реєстрації народження конкретної особи і дублює дані з оригіналу. Найчастіше її вимагають тоді, коли оригінал загубили, пошкодили, передали до архіву або коли його фізично віддати неможливо: наприклад, свідоцтво зберігається в архіві РАЦСу в іншому місті, а людина мешкає за кордоном. Так само копія потрібна підприємствам і нотаріусам, які зобов’язані працювати саме з паперовим підтвердженням, а не з внутрішніми записами реєстру.

Видає копію відділ державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС), який зберігає другий примірник актового запису. Якщо в населеному пункті, де зареєстровано народження, РАЦСу вже немає, його функції передали архівному відділу міської чи районної державної адміністрації. З 2015 року в Україні діє Єдиний державний демографічний реєстр (ЄДДР), і дані про свідоцтва вносять туди, але саме копію паперового документа з мокрою печаткою, як і раніше, оформлює РАЦС або архів.

На практиці люди стикаються з трьома типами документа, і їх часто плутають. Перший — це дублікат свідоцтва, тобто новий оригінал з тим самим номером, який видають замість втраченого. Другий — повторне свідоцтво, яке має новий номер і новий серійний бланк. Третій — власне копія, тобто засвідчене РАЦСом відтворення змісту первинного документа. Для більшості життєвих ситуацій (оформлення спадщини, укладення договору, підтвердження спорідненості) підходить саме повторне свідоцтво, а не довільна копія, зроблена вдома на принтері.

У статті далі — куди звертатися, які документи взяти, скільки це коштує і що робити, якщо РАЦС у вашому місті вже не працює або знаходиться на тимчасово окупованій території.

Куди звертатися: РАЦС, архів, ЦНАП і Дія

Вибір місця подання залежить від того, де ви зареєстровані зараз і де зберігається актовий запис. За загальним правилом копію свідоцтва про народження можна замовити у будь-якому відділі РАЦСу в Україні, незалежно від місця реєстрації: дані підтягнуться з ЄДДР. Але є нюанси, які варто перевірити заздалегідь.

Відділ РАЦС за місцем реєстрації народження

Це класичний варіант, коли РАЦС працює у звичному режимі. Ви приходите з паспортом і заявою, сплачуєте адміністративний збір, і того самого дня або протягом кількох робочих днів отримуєте документ. Саме тут процес найшвидший, бо не треба робити запит в архів: другий примірник запису лежить у РАЦСі.

Архівний відділ міської чи районної ради

Якщо РАЦС ліквідований, реорганізований або знаходиться на тимчасово окупованій території, дані передали до архіву. У такому разі звертаються до архівного відділу відповідної ради з тією ж заявою, але строк розгляду може бути довшим — до 30 днів. Підставою для видачі копії є наявність актового запису про народження в архівних фондах.

ЦНАП (центр надання адміністративних послуг)

Багато ЦНАПів укладають угоди з РАЦСами і приймають заяви на повторну видачу свідоцтв. Це зручно, якщо в місті є лише один ЦНАП і кілька черг. Послуга називається «державна реєстрація народження з видачею повторного свідоцтва», і вона доступна у більшості обласних центрів. У малих громадах ЦНАП може тільки прийняти пакет документів і передати їх до РАЦСу.

Онлайн через портал Дія

У мобільному застосунку Дія станом на початок 2026 року можна замовити повторне свідоцтво про народження з доставкою поштою або забрати у зручному РАЦСі. Для цього потрібен підтверджений обліковий запис, BankID або електронний підпис. Копія у класичному паперовому вигляді оформлюється все одно через РАЦС — Дія лише приймає заяву і оплату. Для деяких юридичних дій (наприклад, укладення шлюбу за кордоном) електронного підтвердження з Дії недостатньо, і тоді замовити дублікат доведеться у консульстві.

Які документи потрібні і скільки це коштує

Пакет документів невеликий, але є нюанси залежно від того, хто саме подає заяву: сама особа, один з батьків, опікун чи представник за довіреністю. Підставою для видачі копії є заява встановленої форми і документ, що посвідчує особу. Якщо заявник — не та особа, якої стосується свідоцтво, додатково вимагають підтвердження родинних зв’язків або нотаріальну довіреність.

Мінімальний пакет

• Паспорт заявника (або ID-картка з витягом з реєстру).
• Заява за формою, яку видають у РАЦСі або формують у Дії автоматично.
• Свідоцтво про шлюб, якщо змінювали прізвище, і дані в реєстрі відрізняються від поточних.
• Квитанція про сплату адміністративного збору (реквізити дають у РАЦСі або ЦНАПі).

Якщо заявник — не власник свідоцтва

Батьки, усиновлювачі, опікуни, піклувальники подають ті самі документи, плюс свідоцтво про народження заявника (для підтвердження спорідненості) або рішення суду про усиновлення, опіку. Представник за довіреністю додає нотаріальну довіреність із чітким переліком повноважень. Без довіреності нотаріус у РАЦСі відмовить — це не формальність, а вимога закону.

Вартість у 2026 році

Розмір адміністративного збору встановлює Кабінет Міністрів. На початок 2026 року за повторну видачу свідоцтва про народження у звичайні строки платять 102 грн, у скорочені строки (один робочий день) — 204 грн. Дані цифри наведені орієнтовно і можуть змінюватися; точну суму краще перевірити на сайті РАЦСу або ЦНАПу перед оплатою. За послугу через Дія вартість аналогічна: збір закладено у форму оплати у застосунку.

Коли можуть відмовити

Відмова законна, якщо заявник не має права на отримання (наприклад, це не родич і немає довіреності), не надав документів або інформація в реєстрі не збігається з поданою. Також відмовлять, якщо актового запису про народження взагалі немає — наприклад, дитина народилася поза межами медичного закладу і батьки не зареєстрували народження. У такому разі спочатку реєструють народження, а вже потім можна замовити копію.

Строки видачі і як прискорити процес

За замовчуванням повторне свідоцтва та копії готують у межах п’яти робочих днів, якщо запис зберігається в РАЦСі. Якщо потрібно робити запит в архів — до 30 днів. На практиці в невеликих містах реальний строк рідко перевищує тиждень. Скоротити час можна двома способами: замовити послугу у «швидкому» режимі за подвійну ціну або подати заяву через Дія і отримати готовий документ поштою.

Якщо вам терміново, наприклад, на завтра потрібен документ для нотаріальної угоди, попередньо зателефонуйте у РАЦС і запитайте, чи реально вкластися в один робочий день. Деякі відділи приймають такі заяви вранці і видають документ того самого дня після обіду. Великі обласні РАЦСи через високе навантаження можуть відмовити у прискоренні, і тоді залишається тільки оформлення через Дія з доставкою «Укрпоштою» експрес.

Як замовити копію свідоцтва про народження через Дія: крок за кроком

Це найзручніший спосіб для тих, хто не може приїхати до РАЦСу особисто. Нижче — детальний алгоритм, який працює у 2026 році. Інтерфейс Дії час від часу оновлюється, тому деякі назви кнопок можуть відрізнятися, але загальна логіка зберігається.

Крок 1. Увійдіть у застосунок

Відкрийте Дію на смартфоні, увійдіть за BankID, NFC-паспортом або звичайною електронною підписом. Перевірте, що у профілі підтягнуте ваше справжнє прізвище та ім’я — саме під ними РАЦС шукатиме запит у реєстрі.

Крок 2. Знайдіть послугу

У розділі «Документи» або «Послуги» виберіть «Свідоцтва про народження», далі — «Замовити повторне». Якщо такої кнопки немає, скористайтесь пошуком: введіть «свідоцтво» і система запропонує відповідні послуги для вашої ситуації.

Крок 3. Заповніть заяву

Дія підставить дані з вашого профілю автоматично. Перевірте, чи правильно вказано прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, місце реєстрації. Якщо були зміни (одруження, зміна імені), вкажіть це в окремому полі — це важливо для пошуку запису.

Крок 4. Оберіть спосіб отримання

Дія пропонує два варіанти: доставка «Укрпоштою» за вказаною адресою або самовивіз у вибраному відділі РАЦСу. Доставка поштою займає орієнтовно 3–7 днів після готовності документа, самовивіз — у день видачі.

Крок 5. Оплатіть збір

Оплата проходить карткою у застосунку. Після успішної оплати заява автоматично потрапляє до реєстру, і вам приходить push-повідомлення про зміну статусу. У випадку відмови — причина і рекомендація, як виправити.

Якщо в застосунку немає потрібної послуги, заяву подають через сайт Дія або на папері у РАЦСі/ЦНАПі. Жодних вікових обмежень для дорослих осіб, яких стосується свідоцтво, немає; неповнолітніх представляють батьки.

Особливі випадки: ТОТ, закордон, втрата паперу

Реальна практика в Україні зараз така, що значна частина архівів залишилася на тимчасово окупованих територіях. Це стосується як Донецької, Луганської областей, так і Криму. Частину записів було оцифровано до 2014 року і перенесено до ЄДДР, але не всі. Тому алгоритм дій залежить від того, чи є ваш актовый запис у реєстрі.

Свідоцтво видане до 2026 року

До запуску єдиного реєстру дані зберігалися тільки в паперовому вигляді на місцях. Якщо РАЦС у вашому місті працює — там же і замовляйте копію. Якщо РАЦС на ТОТ — звертайтеся до архіву обласної державної адміністрації за новим місцем реєстрації або до ДМС України із заявою про відновлення документа. У такому разі може знадобитися додаткова довідка з архіву, наприклад, з Державного архіву Донецької області у Краматорську.

Свідоцтво видане вже за кордоном

Якщо дитина народилася за кордоном і батьки-іноземці або один із батьків іноземець, свідоцтво видано компетентним органом іноземної держави. Копія такого документа не робиться через український РАЦС — його треба перекласти, нотаріально засвідчити переклад і поставити апостиль (для країн Гаазької конвенції) або пройти консульську легалізацію. Докладний порядок визначено на сторінці про апостиль у Вікіпедії.

Втрата паспорта заявника

Якщо немає паспорта, заяву все одно приймуть, але доведеться спочатку відновити документ, що посвідчує особу. Для дорослих — це ID-картка через ДМС або паспорт-книжечка; для дітей — свідоцтво про народження або закордонний паспорт. Без будь-якого документа, що посвідчує особу, РАЦС не зможе ідентифікувати заявника і в праві відмовити.

Свідоцтво потрібне терміново за кордоном

Якщо ви перебуваєте за кордоном, а свідоцтво про народження потрібне, наприклад, для оформлення спадщини в Італії чи для підтвердження громадянства дитини, є два шляхи. Перший — замовити копію в українському консульстві: воно приймає заяву, пересилає її до ДМС, і ви отримуєте документ дипломатичною поштою. Другий — замовити повторне свідоцтво через Дія з доставкою «Укрпоштою» за кордон; це працює, але доставка може тривати до місяця.

Правовий статус копії і чи приймають її замість оригіналу

Юридична сила повторного свідоцтва така сама, як і в оригіналу: це самостійний документ, а не копія. Саме тому в переважній більшості випадків замовити варто саме повторне свідоцтво, а не просто копію. Конкретні випадки, де вимагають саме повторне свідоцтво:

• Укладення шлюбу в Україні та за кордоном (більшість країн вимагають оригінал або апостильований дублікат).
• Оформлення спадщини, особливо якщо спадкодавець помер і вже неможливо зробити запит у РАЦС за місцем його реєстрації.
• Отримання закордонного паспорта дитини.
• Підтвердження спорідненості для візових анкет у консульствах тих країн, де це вимагають саме у паперовій формі.

Фотокопія, зроблена вдома на принтері, навіть якщо її завірив нотаріус, не замінює повторного свідоцтва. Нотаріус може засвідчити лише справжність підпису перекладача або вірність перекладу, але не самого факту народження. Тому якщо від вас вимагають «копію свідоцтва про народження» — уточніть, чи мається на увазі саме повторне свідоцтво, видане РАЦСом.

Відповідальність за підробку і як перевірити документ

Підробка свідоцтва про народження — кримінальний злочин за статтею 358 Кримінального кодексу України (підроблення документів). Карається штрафом до 17 тис. грн, арештом до 6 місяців або позбавленням волі до 2 років. Якщо підробка використовується для шахрайства (наприклад, для отримання спадщини), покарання значно суворіше.

Перевірити справжність свідоцтва можуть тільки уповноважені органи: РАЦС, суд, нотаріус, міграційна служба, банк під час фінансового моніторингу. Для перевірки використовують захищений бланк (серія, номер), голографічний елемент, підпис керівника РАЦСу, мокру печатку і звірку даних з реєстром. Якщо у вас є сумніви щодо справжності документа, зверніться до РАЦСу, який його видав, із заявою і документом — там зобов’язані перевірити.

Міжнародний досвід: як це працює в ЄС і США

В ЄС підхід до повторних свідоцтв про народження стандартизований ще більше, ніж в Україні. У більшості країн ЄС можна замовити мультимовне свідоцтво, видане за формою, рекомендованою Конвенцією CIEC № 3 про міжнародне приватне право при Раді Європи. Такий документ приймають у всіх країнах-учасницях без перекладу й апостиля.

Німеччина

Повторне свідоцтво (Personenstandsurkunde) можна замовити онлайн через портал міста реєстрації. Документ коштує 10–15 євро, готують за 2–3 робочі дні. Для замовлення потрібен електронний підпис (наприклад, eID). Усе оформлення займає 10 хвилин, і документ приходить у PDF на пошту з офіційним QR-кодом.

Польща

У Польщі діє система «Zaświadczenie o urodzeniu», і замовлення відбувається через портал e-Urząd або в уженді гміні. Вартість — 22 злотих (приблизно 200 грн), строк — до 7 днів. Документ можна отримати поштою на адресу в Польщі або в Україні.

США

Свідоцтва про народження у США — це документи штату, тому порядок їх отримання відрізняється від штату до штату. На федеральному рівні діє Vital Records Office кожного штату. Стандартна вартість — 10–30 доларів, строк — від 2 до 8 тижнів. Для термінового отримання можна замовити прискорену послугу, і тоді свідоцтво приходить за 2–5 днів, але коштує в 3–4 рази дорожче.

В Україні єдиної електронної системи, яка б об’єднувала всі РАЦСи і дозволяла б отримати документ у форматі PDF, поки немає. Найближчий аналог — це послуги Дія, але вони поки що обмежені функціоналом. Тренд рухається саме до європейського зразка: цифрове свідоцтво з QR-кодом, можливістю перевірки і замовити з будь-якої точки країни.

Найпоширеніші помилки при замовленні копії

З практики реальних звернень можна виділити кілька типових помилок, через які люди втрачають час.

Плутанина між повторним свідоцтвом і копією

Якщо ви прийдете в РАЦС і попросите «зробити копію», вам дадуть бланк заяви на повторну видачу свідоцтва. Це нормально, бо юридично копія і повторне свідоцтва — це одне й те саме поняття в цій процедурі. Але якщо ви принесете власну ксерокопію і попросите її завірити, вам відмовлять: РАЦС не має права завіряти копії документів інших установ, а може лише видати новий екземпляр.

Неправильні реквізити для оплати

Гроші зараховують на рахунок конкретного РАЦСу чи територіального органу ДРАЦСу, і в реквізитах є код ЄДРПОУ. Якщо ви сплатите на старі реквізити ліквідованого РАЦСу, гроші доведеться повертати через казначейство, а це займає місяці. Завжди перевіряйте реквізити безпосередньо перед оплатою.

Відсутність підтвердження спорідненості

Якщо замовляєте копію для дитини, батьки, які не зазначені в акті про народження, не можуть отримати документ без рішення суду про встановлення батьківства. Це часта ситуація в сім’ях, де батько і мати не перебувають у шлюбі і батьківство не визнане офіційно. У такому разі спочатку треба встановити батьківство.

Звернення не до того РАЦСу

Багато хто приходить до РАЦСу «по прописку», але реально зареєстрований в іншому місті. РАЦС прийме заяву, але внутрішньо зробить запит в архів, і строк видачі збільшиться. Швидше замовити повторне свідоцтво у РАЦСі за місцем фактичної реєстрації народження — запис знайдуть у ЄДДР за лічені хвилини.

Втрата квитанції про оплату

Якщо ви оплатили збір, але не зберегли квитанцію, підтвердити факт оплати можна у банку через виписку. Але простіше сфотографувати квитанцію одразу на телефон і тримати її в хмарі, щоб не шукати у разі потреби.

Що робити, якщо РАЦС відмовив без причини

Відмова має бути письмовою з посиланням на норму закону. Якщо вам відмовили усно — це не є підставою для оскарження, тому просіть офіційну відповідь. З нею можна звернутися до:

• Головного управління ДРАЦСу у вашій області — скарга на дії підпорядкованого відділу.
• Уповноваженого Верховної Ради з прав людини — якщо порушено ваші права.
• Окружного адміністративного суду — у разі системної відмови або якщо ваші права порушено.

На практиці 90% відмов пов’язані з неповним пакетом документів або неправильно заповненою заявою. Перш ніж писати скаргу, перечитайте вимоги на сайті РАЦСу ще раз.

Часті запитання (FAQ)

Чи можна отримати копію свідоцтва про народження онлайн без Дії?

Напряму через сайт РАЦСу — ні, бо такої послуги у відомства немає. Дія — основний державний онлайн-сервіс, який передає заяви до ЄДДР. Приватні сервіси «замовити довідку онлайн» працюють як посередники і беруть комісію 200–500 грн, але фактично вони подають ту саму заяву, що й ви особисто.

Скільки часу дійсна копія свідоцтва про народження?

Саме по собі свідоцтва не має строку давності. Воно діє, поки жива людина, якій воно видане. Але конкретні установи можуть вимагати «свіжу» довідку — наприклад, отриману не пізніше ніж 3–6 місяців тому, якщо це стосується фінансових операцій.

Чи можна замовити копію свідоцтва про народження померлої людини?

Так, але право на це мають тільки родичі (подружжя, діти, батьки, онуки), спадкоємці за законом або за заповітом, а також уповноважені органи (суд, прокуратура, органи опіки). Просто знайомому чи сусідові в цьому відмовлять.

Чи потрібен переклад свідоцтва для використання за кордоном?

Так, якщо країна не входить у Гаазьку конвенцію 1961 року. Для країн-учасниць додатково ставиться апостиль. Переклад має робити сертифікований перекладач, а нотаріус — засвідчувати його підпис. Без апостиля і перекладу документ у більшості юрисдикцій недійсний.

Як відновити свідоцтво про народження, втрачене під час війни або переїзду?

Звертайтеся до будь-якого РАЦСу в Україні із заявою, паспортом і будь-яким документом, який підтверджує факт народження (наприклад, медична довідка, виписка з лікарні, копія втраченого свідоцтва, навіть у електронному вигляді). Якщо підтвердження немає, можуть знадобитися свідчення родичів і рішення суду про встановлення факту народження.

Чи безкоштовно отримати копію для багатодітних сімей?

На рівні закону безкоштовної повторної видачі свідоцтв про народження для багатодітних не передбачено, але місцеві ради можуть встановлювати пільги. У деяких громадах діє програма, де збір компенсує місцевий бюджет для сімей з трьома і більше дітьми. Уточнюйте у вашому ЦНАПі.

Чи приймають у РАЦСі електронний паспорт замість паперового?

Так, ID-картка і навіть застосунок Дія приймаються як документ, що посвідчує особу. Але для ідентифікації краще мати фізичну ID-картку з чіпом, бо деякі оператори РАЦСу не вміють зчитувати дані з екрана смартфона. Паспорт-книжечка старого зразка теж приймається без обмежень.

Чи можна подати заяву на копію свідоцтва одразу про всіх дітей у сім’ї?

Ні, на кожну особу подається окрема заява і окремо сплачується збір. Виняток — близнюки, але навіть у цьому випадку свідоцтва мають різні номери і оформлюються окремо. На практиці це подвійна поїздка в РАЦС або два замовлення через Дія.

Підсумок: короткий алгоритм дій

Якщо вам потрібна копія свідоцтва про народження, дійте за таким планом. По-перше, визначте, де зберігається запис: у РАЦСі за місцем реєстрації, в архіві чи в ЄДДР. По-друге, підготуйте паспорт, квитанцію про оплату збору і підтвердження спорідненості, якщо замовляєте не на себе. По-третє, оберіть канал: особисто в РАЦС, через ЦНАП, через Дія або через консульство, якщо ви за кордоном. По-четверте, врахуйте, що повторне свідоцтво — це юридично самостійний документ, а не копія; його приймають усі установи, тоді як довільна ксерокопія юридичної сили не має. Нарешті, зберігайте свідоцтво в безпечному місці, а в Дії — додайте документ до «обраних», щоб мати швидкий доступ до реквізитів у разі потреби замовити повторне.

Якщо ви зіткнулися з нетиповою ситуацією (тимчасова окупація, закордонне свідоцтво, відмова РАЦСу) — перегляньте розділ про особливі випадки вище або проконсультуйтеся з юристом, який спеціалізується на сімейному праві. Більшість проблем вирішуються на рівні одного звернення і не вимагають судового позову.

Читайте також

• Як зареєструвати шлюб в Україні: повний гід
• Закордонний паспорт: як оформити швидко